学校在招生录取、教育教学、学籍管理、毕业就业等活动中所形成的具有保存价值的记载学生在校期间涵盖学生从进校到毕业的全过程材料都属于学籍档案。学籍档案必须要实行集中统一的管理，确保档案的完整、准确、系统、安全，便于开放和利用。
学籍管理系统具有以下特点：
- 学籍管理系统在自主研发的档案综合管理系统Archives4（现版本V4.0.2）上实现，因此具有档案综合管理所有业务功能。同时部分功能根据南师大档案馆实际的业务需求进行了定制开发；
- 分库建设学籍数据库。根据高校学籍档案管理的业务特点，纵向按本专科、研究生、继教生等分类，横向按学生的成绩单信息、录取名册信息、学位照信息、毕业信息、学信网信息等分库建立学籍数据库。南师大档案馆根据自身学校业务情况，划分为本专科统招生、成教生、研究生、动力高等专科学校四类，每类再根据学生具体的学籍数据逐步建立档案库，例如本专科统招生下现有成绩单信息、录取名册信息、录取名册、学位照信息、毕业名册信息、毕业名册、学信网信息，而成教生下现有学籍卡信息、学籍信息、毕业名册信息、毕业名册、录取名册信息、录取名册、学信网信息。
- 跨库电子文件关联。针对录取名册信息与录取名册实体档案、学籍卡信息与学籍名册实体档案等实现跨库电子文件关联功能，确保一份名册、学籍卡等电子文件可被多个学生的名册信息、学籍卡信息所共用。
- 学籍卡。根据学生的身份证号、学号、考生号，用卡片的形式自动连接学生的成绩单信息、录取名册信息、学位照信息、毕业信息、学信网信息、档案去向等。
- 名册（遮盖）打印。实现录取名册、毕业名册、学籍卡等图片遮盖打印工具。该工具类似Windows的画图工具，提供了丰富的功能，这些功能主要包括：任意角度左右旋转图片，以校正歪斜的图片；选择遮盖层，拖拉，自由遮盖图片任意部分；图片增亮功能；回退(Undo)或重做(Redo)功能；打印功能；其它例如划线、文本、填充颜色等画图功能。
更多关于系统详细的功能说明见附件。
